BASE Attendance Policy, 2024-2025
Every student, every class, every day: Students should be in school, in every class, every day.
Cada estudiante, cada clase, todos los días: Los estudiantes deben estar en la escuela, en cada clase, todos los días.
Attendance is the single greatest predictor of a child’s success in school: At BASE, students with 90%+ attendance are three times more likely to graduate on time than students with lower attendance. Learning is a community activity, and classrooms are more engaging, interesting and productive to everyone when all students are present.
BASE’s Attendance Policy
1. Students can miss school no more than 10 times in a year.
Any student who is not in school is considered absent, and will be marked “Absent” in the DOE’s central attendance system. This is required by New York State Law.
Students with more than 10 absences in a year are at significant risk of losing academic credit due to missing assignments. These students also may not be eligible for attendance incentives, including trips and BASE swag.
We take attendance at 9:30 am each day. Any student who is not in school by that time will be marked absent.
Parents: If your child will arrive after 9:30, please inform the office by emailing support@bronxsoftware.org, and we will make every effort to change the student’s attendance mark from Absent to Late.
2. There are legitimate reasons a child will have to miss school, and we welcome documentation from parents and caregivers. Even when there is documentation, the child is still considered Absent.
When a parent or guardian shares documentation for a student’s absence, we will record the documentation and turn off the automatic absence notifications in our system, but it still counts as an absence. This is New York State law.
Valid reasons for absence include:
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Illness, such as a fever or a positive on a Covid test - please share documentation when possible
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Medical appointment with documentation - though we encourage families to schedule all appointments for outside of school hours
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Death in the family
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Court/legal concerns
Important: We will not accept documentation related to childcare or family vacations.
3. Students are responsible for all work they miss when out of school, regardless of the reason.
When a student misses class for any valid reason, it is the responsibility of the student to meet with their teachers during office hours to make arrangements for making up missed assignments.
If a student misses class due to an unexcused absence, there is no guarantee that work can be made up. For example, if a student misses a test because they overslept, the teacher is not obligated to allow the student to make up the test at another time.
4. There is no remote or online learning option.
There is no longer an option for remote learning, and there is no way for teachers to provide “packets” or online assignments for students to keep up from home if the child has to be out.
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All classes are on Google Classroom, and students may be required to do work on these assignments from home. Please note, that is not the same thing as having full access to the curriculum or learning materials from home.
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If your child needs to be absent for an extended period, please email support@bronsoftware.org and we will connect you to your child’s counselor to see what arrangements can be made.
5. Being on time is just as important as being present.
First period begins at 8:25 am, and students are expected to be in class and ready to engage. Students who come in late not only risk losing learning time, but deprive other students of their valuable insight; classrooms are more interesting and productive to everyone when students are present. There will be similar interventions for students who miss class regularly due to lateness as there are with students who are frequently absent.
Informing the School and Submitting Documentation
If your child needs to be absent, a parent or guardian must let us know by emailing support@bronxsoftware.org or by calling our main office at 718-733-6024 Ext 2. Documentation can be shared via email or sent in with the student the following day. The email must come from the email address we have on file of a parent or guardian. An email from the student is not sufficient.
When a student brings in documentation, they must bring it to the main office outside of class time: before school, during lunch or after school.
Once we receive documentation from a student or parent/guardian, we will let the student’s teachers know, and mark that student excused in our attendance systems.
Attendance Outreach
Teachers take attendance every period, and our system automatically sends a message to caregivers when a student is not present in class. Parents/guardians can control whether the message is sent via text or email, as well as the language of this message. If you would like to make any changes (or if you are not receiving these messages), please let us know by emailing support@bronxsoftware.org or by calling our main office at 718-733-6024.
Checking Your Child’s Attendance Records
You can access your child’s attendance record at any time on their NYC Schools Account (schoolsaccount.nyc) or on the Schools Account mobile app. It is updated daily.
If you need access to your child’s account, please email support@bronxsoftware.org, and we will reach out to you.
Chronic Absenteeism
A student is labeled “Chronically absent” when they have been absent more than 10% of the school year - typically 18 days or more in a single year. Once a student is labeled chronically absent in a year, that label cannot be undone that year.
Chronic absenteeism is recorded on students’ records; it also negatively impacts BASE, and we can lose funding because of it.
If your child is in danger of being labeled chronically absent, the attendance team will reach out to set up an intervention meeting with parents or guardians.
Updated Contact Information
It is imperative that we have the latest contact information for parents and guardians, and anyone who is authorized to pick up your child from school.
If there are any changes to your information, or if you are unsure if we have the correct information, please email support@bronxsoftware.org or call 718-733-6024. Please have ready your child’s OSIS number (ID number), so we can verify your identity.
Please note, changes of address require additional documentation, such as a copy of a utility bill or lease.
You can also update your information by logging into your child’s NYC Schools Account (schoolsaccount.nyc).
Early Release
If you need to pick up your child, please contact the office in advance so it can be arranged. We cannot release students unless a parent or guardian or an adult listed on the child’s emergency card (“blue card”) is present to sign them out. If you would like to see or update your child’s blue card, please email support@bronxsoftware.org or call 718-733-6024.
Students who need to leave early and are 18+ may sign themselves out following office outreach to a parent or guardian for confirmation.
La asistencia es el mayor predictor del éxito de un niño en la escuela: en BASE, los estudiantes con más del 90% de asistencia tienen tres veces más probabilidades de graduarse a tiempo que los estudiantes con menor asistencia.El aprendizaje es una actividad comunitaria y las aulas son más atractivas, interesantes y productivas para todos cuando todos los estudiantes están presentes.
Poliza de asistencia de BASE
1. Los estudiantes no pueden faltar a la escuela más de 10 veces al año.
Cualquier estudiante que no esté en la escuela se considera ausente y se marcará como "Ausente" en el sistema central de asistencia del DOE. Esto lo exige la ley del estado de Nueva York.
Los estudiantes con más de 10 ausencias en un año corren un riesgo significativo de perder créditos académicos debido a la falta de tareas. Es posible que estos estudiantes tampoco sean elegibles para recibir incentivos de asistencia, incluidos viajes y regalos BASE.
Tomamos asistencia a las 9:30 am todos los días. Cualquier estudiante que no esté en la escuela en ese momento será marcado como ausente.
Padres: si su hijo llegará después de las 9:30, informe a la oficina enviando un correo electrónico a support@bronxsoftware.org y haremos todo lo posible para cambiar la calificación de asistencia del estudiante de Ausente a Tarde.
2. Existen razones legítimas por las que un niño tendrá que faltar a la escuela y agradecemos la documentación de los padres y cuidadores. Incluso cuando hay documentación, el niño todavía se considera Ausente.
Cuando un padre o tutor comparte documentación sobre la ausencia de un estudiante, registraremos la documentación y desactivaremos las notificaciones automáticas de ausencia en nuestro sistema, pero aún cuenta como una ausencia. Esta es la ley del estado de Nueva York.
Las razones válidas para la ausencia incluyen:
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Enfermedad, como fiebre o un resultado positivo en una prueba de Covid: comparta la documentación cuando sea posible.
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Cita médica con documentación, aunque recomendamos a las familias programar todas las citas fuera del horario escolar.
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Muerte en la familia
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Preocupaciones judiciales/legales
Importante: No aceptaremos documentación relacionada con cuidado de niños o vacaciones familiares.
3. Los estudiantes son responsables de todo el trabajo que pierden cuando están fuera de la escuela, independientemente del motivo.
Cuando un estudiante falta a clase por cualquier motivo válido, es responsabilidad del estudiante reunirse con sus maestros durante el horario de oficina para hacer arreglos para recuperar las tareas perdidas.
Si un estudiante falta a clase debido a una ausencia injustificada, no hay garantía de que pueda recuperar el trabajo. Por ejemplo, si un estudiante falta a un examen porque se quedó dormido, el maestro no está obligado a permitir que el estudiante recupere el examen en otro momento.
4. No existe la opción de aprendizaje remoto o en línea.
Ya no existe una opción para el aprendizaje remoto y los maestros no tienen forma de proporcionar “paquetes” o tareas en línea para que los estudiantes se mantengan al día desde casa si el niño tiene que estar fuera.
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Todas las clases se realizan en Google Classroom y es posible que los estudiantes deban realizar estas tareas desde casa. Tenga en cuenta que eso no es lo mismo que tener acceso completo al plan de estudios o a los materiales de aprendizaje desde casa.
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Si su hijo necesita estar ausente por un período prolongado, envíe un correo electrónico a support@bronxsoftware.org y lo conectaremos con el consejero de su hijo para ver qué arreglos se pueden hacer.
5. Llegar a tiempo es tan importante como estar presente.
El primer período comienza a las 8:25 am y se espera que los estudiantes estén en clase y listos para participar. Los estudiantes que llegan tarde no solo corren el riesgo de perder tiempo de aprendizaje, sino que privan a otros estudiantes de su valiosa perspectiva; las aulas son más interesantes y productivas para todos cuando los estudiantes están presentes. Se implementarán intervenciones similares para los estudiantes que faltan a clase con regularidad debido a la tardanza, así como para los estudiantes que se ausentan con frecuencia.
Informar al colegio y presentar documentación
Si su hijo necesita estar ausente, un padre o tutor debe informarnos enviando un correo electrónico a support@bronxsoftware.org o llamando a nuestra oficina principal al 718-733-6024. La documentación se puede compartir por correo electrónico o enviarse con el estudiante al día siguiente. El correo electrónico debe provenir de la dirección de correo electrónico que tenemos registrada de un padre o tutor. Un correo electrónico del estudiante no es suficiente.
Cuando un estudiante trae documentación, debe traerla a la oficina principal fuera del horario de clases: antes de clases, durante el almuerzo o después de clases.
Una vez que recibamos la documentación de un estudiante o padre/tutor, se lo haremos saber a los maestros del estudiante y lo marcaremos como excusado en nuestros sistemas de asistencia.
Alcance de asistencia
Los maestros toman asistencia en cada período y nuestro sistema envía automáticamente un mensaje a los cuidadores cuando un estudiante no está presente en clase. Los padres/tutores pueden controlar si el mensaje se envía por mensaje de texto o correo electrónico, así como el idioma de este mensaje. Si desea realizar algún cambio (o si no recibe estos mensajes), infórmenos enviando un correo electrónico a support@bronxsoftware.org o llamando a nuestra oficina principal al 718-733-6024.
Verificar los registros de asistencia de su hijo
Puede acceder al registro de asistencia de su hijo en cualquier momento en su cuenta de NYC Schools (schoolsaccount.nyc) o en la aplicación móvil de Schools Account. Se actualiza diariamente.
Si necesita acceso a la cuenta de su hijo, envíe un correo electrónico a support@bronxsoftware.org y nos comunicaremos con usted.
Ausentismo crónico
Un estudiante es etiquetado como "ausente crónico" cuando ha estado ausente más del 10% del año escolar, generalmente 18 días o más en un solo año. Una vez que un estudiante es etiquetado como ausente crónico en un año, esa etiqueta no se puede deshacer ese año.
El ausentismo crónico se registra en los registros de los estudiantes; También afecta negativamente a BASE y podemos perder financiación a causa de ello.
Si su hijo corre el riesgo de ser etiquetado como ausente crónico, el equipo de asistencia se comunicará para programar una reunión de intervención con los padres o tutores.
Información de contacto actualizada
Es imperativo que tengamos la información de contacto más reciente de los padres y tutores, y de cualquier persona autorizada a recoger a su hijo de la escuela.
Si hay algún cambio en su información, o si no está seguro de si tenemos la información correcta, envíe un correo electrónico a support@bronxsoftware.org o llame al 718-733-6024. Tenga a mano el número OSIS (número de identificación) de su hijo para que podamos verificar su identidad.
Tenga en cuenta que los cambios de dirección requieren documentación adicional, como una copia de una factura de servicios públicos o un contrato de arrendamiento.
También puede actualizar su información iniciando sesión en la cuenta de NYC Schools de su hijo (schoolsaccount.nyc).
Salida anticipada
Si necesita recoger a su hijo, comuníquese con la oficina con anticipación para que se pueda organizar. No podemos liberar a los estudiantes a menos que un padre, tutor o un adulto que figura en la tarjeta de emergencia del niño ("tarjeta azul") esté presente para firmar su salida. Si desea ver o actualizar la tarjeta azul de su hijo, envíe un correo electrónico a support@bronxsoftware.org o llame al 718-733-6024 ext 2.
Los estudiantes que necesiten salir temprano y sean mayores de 18 años pueden firmar su salida después de comunicarse con un padre o tutor en la oficina para su confirmación.